研修機関・研修センター
いつ監査が来ても困らない、研修機関向け管理システム
受講案内、出欠、アンケートは講座の進行とともに自動で保存。受講者や法人のお客様へのフォローも、手を煩わせずに進みます。
私たちを信頼してくださっている企業の一部
要点
AI Fusion Partner は、研修機関向けのオーダーメイドの業務管理システムを作ります。申込と契約、受講案内の自動送付、講座ごとの出欠とアンケート、書類単位で管理する助成金の手続き。認定を与えるものではありません。講座ごとに記録を保存していくので、監査のたびに書類を探し回る必要がなくなります。
更新日
もう追いかけなくていいこと
- 講座が終わるたびに、出席簿、アンケート、修了証が残り、次の監査に向けて集め直すことになります。
- 法人のお客様や助成機関はそれぞれ別の書類と期限を求め、すべて手作業で催促しています。
- 受講を検討している方から、日程、会場、受講条件、助成について、同じ質問が何度も届きます。
エージェントがお客様に返信する様子
こんにちは。11月のプロジェクトマネジメント講座、まだ空きはありますか？会社が費用を出してくれる予定です。
その間、業務システムでは
御社にも当てはまりますか？
エージェントに御社のことを教えてください。何を作れるかをお伝えし、本当にお役に立てそうなら打ち合わせを予約します。
業務システムが代わりにやること
問い合わせに自動で回答
エージェントが WhatsApp で昼夜を問わず、講座カタログ（日程、会場、受講条件、残席）をもとに回答し、受講者の仮登録まで行います。
講座・定員・申込の管理
講座ごとに定員、キャンセル待ち、申込者を管理します。空きが出れば、次の方に席が回ります。
契約書と受講案内
申込内容から契約書を作成。講座の前には、会場と時間を記した受講案内を自動で送ります。
出欠とアンケートをひも付け
タブレットやリンクでの出席登録、受講前後のアンケート。すべて講座と受講者にひも付けて保存します。
助成金と請求書の管理
企業負担、助成金、自己負担。申込ごとに必要な書類と期限を管理し、不足書類や未払いの請求書は自動で催促します。
監査用の記録をその都度保存
カリキュラム、受講案内、出欠、アンケートを講座ごとに保存。監査の日は、作り直すのではなく取り出すだけです。
打ち合わせから最初の機能の稼働まで
- 1
30分の打ち合わせ
問い合わせが受講者になるまでの流れと、契約書、出欠、助成金の書類を今どこで管理しているかを見せてください。
- 2
現状分析
時間を取られている部分を洗い出します。繰り返しの質問、手作業での書類の催促、監査前の記録の作り直しなど。
- 3
最初の機能を本番稼働
多くの場合、問い合わせ対応のエージェントと講座の申込管理から。今お使いのツールとつなぎます。
- 4
その後は月ごとに
最低契約期間なしで、出欠、助成金、記録の保存を順に追加し、稼働中のものには私たちが責任を持ちます。
人と直接話したい方へ
チームとの30分のビデオ通話を予約してください。作る価値があるものが分かります。
よくある質問
このシステムで認定を取得できますか？
認定を代わりに取得できるシステムはありません。認定機関が確認する基準に沿って、講座ごとの記録を作成・保存するお手伝いをします。判断を下すのは審査担当者です。
行政や助成機関のポータルと連携していますか？
こうしたポータルとの既製の連携はありません。助成対象の申込ごとに、書類、期限、リマインドを管理します。連携できる部分は、現状分析の際に検討します。
すでに市販の研修管理ソフトを使っています。なぜオーダーメイドなのですか？
必要なことをカバーできているなら、そのままお使いください。オーダーメイドが向いているのは、業務の進め方がツールに合わない場合や、自社のデータで WhatsApp エージェントやリマインドを動かしたい場合です。今のツールと並行して始めることもできます。
講師はフリーランスが多いのですが、何が見えますか？
講師ごとに、担当する講座だけを見られるアクセス権を設定します。受講者名簿、出欠、アンケートです。他の講座や請求情報は見えません。
受講者の言語がさまざまです。エージェントは対応できますか？
はい。エージェントは受講者の言語で回答し、チームは統合受信箱ですべてのメッセージを翻訳付きで読めます。