マンション管理・管理組合・ビル管理
修繕依頼を1件ずつ追跡するマンション管理システム
区分所有者にはWhatsAppで回答し、届いた連絡はすべて追跡できるチケットに。管理費の未納督促も、担当者が手を動かさずに進みます。
私たちを信頼してくださっている企業の一部
要点
AI Fusion Partnerは、オーダーメイドのマンション管理システムを開発しています。エージェントが区分所有者からのよくある質問にWhatsAppとメールで回答し、届いた連絡はすべてフロント担当者向けのチケットにします。管理費の請求準備と未納督促にも対応。これらの機能は、Baliのヴィラ管理会社で稼働中です。
更新日
もう追いかけなくていいこと
- フロント担当者は、すでに答えのある質問のために、毎日何十件もの電話、メール、WhatsAppに対応している。
- 漏水の対応がメール、電話、業者とのやり取りに散らばり、区分所有者は自分の依頼がどうなっているか分からない。
- 総会の準備と管理費の未納督促で、毎晩の時間がまるごと消えていく。
エージェントがお客様に返信する様子
こんばんは。1204号室の浴室の天井から水が垂れています。上の階からだと思います。
その間、業務システムでは
御社にも当てはまりますか？
エージェントに御社のことを教えてください。何を作れるかをお伝えし、本当にお役に立てそうなら打ち合わせを予約します。
業務システムが代わりにやること
区分所有者に必ず回答
WhatsAppとメールをまとめて対応。エージェントが区分所有者を特定し、管理記録をもとに回答するか、担当者に引き継ぎます。
すべての不具合をチケットに
連絡は写真、棟、住戸番号付きで担当者に割り当てたチケットになります。住民10人から同じ不具合の連絡が来ても、チケットは1件です。
業者の作業を追跡
チケットごとに作業履歴を保存。業者は写真付きでリンクから作業完了を報告できます。開発・テスト済みの機能です。
管理費と督促
期ごとに管理費の請求書を準備し、振込明細を正しい請求書に照合。未納者には段階的に督促します。
業者の見積もりと請求書
業者の請求書を読み取り、該当する建物に紐づけます。見積もりの比較は、御社の進め方に合わせてオーダーメイドで作ります。
記録から総会を準備
1年分のチケット、見積もり、滞納状況はすでにシステムの中にあります。そこから議案書や招集通知をオーダーメイドで作成できます。
打ち合わせから最初の機能の稼働まで
- 1
最初の打ち合わせ
区分所有者からの依頼がどう届き、今どのようにトラブル対応を進めているかを見せてください。
- 2
課題の診断
担当者の時間がどこに消えているか（繰り返しの質問、トラブル対応、総会、滞納）、そして後回しにできることを洗い出します。
- 3
まずは統合受信箱とチケット
メッセージを一か所に集め、すべてのトラブルをチケットとして管理。今の会計業務と並行して運用します。
- 4
次にエージェント
よくある質問への回答、管理費、督促、総会準備など、担当者の手が空く機能を追加していきます。
人と直接話したい方へ
チームとの30分のビデオ通話を予約してください。作る価値があるものが分かります。
よくある質問
今使っている管理組合の会計ソフトを置き換えるのですか？
必ずしもそうではありません。私たちが作るマンション管理システムは、区分所有者とのやり取り、トラブル対応、管理費、督促を担います。会計は今のツールのままでも構いません。何を連携し、何を移行するかは診断の段階で決めます。
区分所有者からの法的な質問にもエージェントが答えますか？
いいえ。建物の情報（受付時間、連絡先、次回の総会、チケットの状況など）をもとによくある質問に答え、判断が必要なものはすべて担当者に回します。
日曜の夜に住民から漏水の連絡があったら、どうなりますか？
エージェントが写真、棟、場所を確認してチケットを作成し、チームに知らせます。緊急対応は、御社と一緒に設定した夜間・休日の当番ルールに沿って行われます。
区分所有者は自分の言語で連絡できますか？
はい。さまざまな国籍の方が住む建物でも、エージェントは区分所有者ごとの言語で返信し、会話はスタッフ向けに翻訳できます。
すでにマンション管理会社との実績はありますか？
まだありません。正直にお伝えしています。メッセージ、トラブル対応、請求書発行、督促の機能は、Baliのヴィラ管理会社で稼働中です。この会社もオーナーや業者と日々やり取りしています。